Afiliación trabajador

Es responsabilidad del empleador inscribir a todos sus trabajadores en la Caja de Compensación Familiar que haya elegido y haya tramitado afiliación, para que sus trabajadores y sus familias tengan acceso a todos los servicios del subsidio familiar a que tienen derecho a través de la Caja de Compensación Familiar.

Para la afiliación del trabajador y las personas a su cargo, debe diligenciarse el formulario de inscripción del trabajador y ser firmado por parte del trabajador y del empleador y anexar los siguientes documentos:

TRABAJADOR SOLTERO
* Fotocopia del documento de identificación.

TRABAJADOR CON CÓNYUGE O COMPAÑERO(A) PERMANENTE SIN HIJOS(AS)
* Copia del documento de identificación del trabajador y del cónyuge o compañero (a) permanente.
* Si el estado civil es casado, copia del registro civil del matrimonio o partida de matrimonio.
* Si el estado civil es unión libre, se debe incluir al compañero(a) permanente en la Declaración juramentada de convivencia (Formato de Ministerio de Trabajo, suministrado por la Caja).
* Certificado de ingresos del cónyuge o compañero(a) permanente.

TRABAJADOR SOLTERO O SEPARADO CON HIJOS(AS)
* Copia del documento de identificación del trabajador.
* Copia del registro civil de nacimiento de los hijos(as) que demuestre parentesco, legible y sin enmendaduras.
* Copia del documento de identificación de los hijos(as).
* Declaración juramentada (Formato de Ministerio de Trabajo, suministrado por la Caja), en la que conste la dependencia económica de las personas a cargo del trabajador.

TRABAJADORA SOLTERA O SEPARADA CON HIJOS(AS)
NOTA: Hace referencia a los casos en los que la trabajadora va a afiliar a hijos(as) en cuyo registro civil de nacimiento figure únicamente ella como madre.
* Copia del documento de identificación del trabajador.
* Copia del registro civil de nacimiento de los hijos(as) que demuestre parentesco, legible y sin enmendaduras.
* Copia del documento de identificación de los hijos(as).

TRABAJADOR CON CÓNYUGE O COMPAÑERO(A) PERMANENTE E HIJOS(A) DE LA UNIÓN
* Copia del documento de identificación del trabajador y del cónyuge o compañero (a) permanente.
* Copia del registro civil de nacimiento de los hijos(as) que demuestre parentesco, legible y sin enmendaduras.
* Copia del documento de identificación de los hijos(as).
* Si el estado civil es casado, copia del registro civil del matrimonio o partida de matrimonio.
* Si el estado civil es unión libre, se debe incluir al compañero(a) permanente en la Declaración juramentada de convivencia (Formato de Ministerio de Trabajo, suministrado por la Caja).
* Certificado de ingresos del cónyuge o compañero(a) permanente.

TRABAJADOR CON CÓNYUGE O COMPAÑERO(A) PERMANENTE E HIJASTROS(A)
* Copia del documento de identificación del trabajador y del cónyuge o compañero (a) permanente.
* Copia del registro civil de nacimiento de los hijos(as) que demuestre parentesco, legible y sin enmendaduras.
* Copia del documento de identificación de los hijastros(as).
* Copia de documento de custodia expedida por autoridad competente otorgada al cónyuge o compañero (o) permanente del trabajador o certificado de la EPS que acredite el grupo familiar unificado.
* Declaración juramentada (Formato de Ministerio de Trabajo, suministrado por la Caja), en la que conste la dependencia económica de las personas a cargo del trabajador.
* Si el estado civil es casado, copia del registro civil del matrimonio o partida de matrimonio.
* Si el estado civil es unión libre, se debe incluir al compañero(a) permanente en la Declaración juramentada de convivencia (Formato de Ministerio de Trabajo, suministrado por la Caja).
* Certificado de ingresos del cónyuge o compañero(a) permanente.

Cada vez que por parte de un trabajador afiliado se radique la inscripción de un hijastro, además de verificar el claro, correcto y completo diligenciamiento del formulario de inscripción y del formato de declaración juramentada de dependencia y convivencia económica, se exige la presentación de copia del registro civil de nacimiento del niño y del documento de identificación cónyuge o compañero permanente.

TRABAJADOR CON PADRES QUE DEPENDEN ECONÓMICAMENTE DE ÉL
* Copia del documento de identificación del trabajador y de cada uno de los padres.
* Copia del registro civil de nacimiento del trabajador, que demuestre parentesco, legible y sin enmendaduras.
* Declaración juramentada (Formato de Ministerio de Trabajo, suministrado por la Caja), en la que conste la dependencia económica de los padres a cargo del trabajador, firmada por el trabajador y por los padres del trabajador.
* Certificado de EPS de los dos padres en el que conste del tipo de afiliación, con vigencia menor a dos meses.

NOTA 1: Tipo de afiliación a EPS.
Beneficiario de Régimen Contributivo: certificado de EPS que indique de quién es beneficiario.
Beneficiario de Régimen Subsidiado: certificado de la EPS del Régimen Subsidiado.
Independiente cotizante solo a salud: certificado de la EPS y copia de la planilla PILA del pago más reciente.

NOTA 2: los documentos para afiliación de padres deben diligenciarse y/o presentarse por cada uno de ellos.

NOTA 3: Cuando NO se afilian ambos padres, se requiere que el padre que se está afiliando manifieste por escrito la no convivencia y/o no dependencia económica del padre que no se va a afilia, firmada por el padre y por el trabajador.

NOTA 4: En caso de que uno de los padres esté fallecido, suministrar el registro civil de defunción. IMPORTANTE: el trabajador recibe cuota monetaria por los padres mayores de 60 años de edad. Los padres menores de 60 años de edad, tienen acceso a los servicios de la Caja con tarifas de categoría C.

TRABAJADOR CON HERMANOS(AS) HUÉRFANOS(AS) DE AMBOS PADRES
* Copia del documento de identificación del trabajador y del hermano(a).
* Copia del registro civil de nacimiento del trabajador y del hermano(a), que demuestre parentesco, legible y sin enmendaduras.
* Copia de documento de custodia expedida por autoridad competente otorgada al trabajador.
* Declaración juramentada (Formato de Ministerio de Trabajo, suministrado por la Caja), en la que conste la dependencia económica de los padres a cargo del trabajador, firmada por el trabajador y por los padres del trabajador.

TRABAJADOR CON DEPENDIENTE POR CUSTODIA
* Copia del documento de identificación del trabajador y del dependiente por custodia.
* Copia del registro civil de nacimiento del dependiente por custodia, legible y sin enmendaduras.
* Copia de documento de custodia expedida por autoridad competente otorgada al trabajador.
* Declaración juramentada (Formato de Ministerio de Trabajo, suministrado por la Caja), en la que conste la dependencia económica de los padres a cargo del trabajador.

ACREDITACION DE DISCAPACIDAD
Para acreditar la condición de discapacidad de hijos(as), hijastros(a), padres, hermanos(as) huérfanos(as) y dependientes por custodia, que da derecho al pago de cuota monetaria doble, se debe presentar CERTIFICADO DE DISCAPACIDAD en el que conste la condición y el tipo de discapacidad, emitido por una entidad competente, conforme a la norma legal vigente (Resolución 1239 de 2022).

PARA TENER EN CUENTA
1. Antes de radicar el formulario de afiliación por favor verifique que no le falte ningún campo por diligenciar o documento por adjuntar.
2. No podrá ser radicado el formulario de inscripción hasta que toda la documentación y/o información se encuentre completa.
3. Documentos no legibles o con enmendaduras no son válidos y serán devueltos inmediatamente.
4. Omitir la información de una persona en el formulario implica excluirla de la afiliación actual del trabajador.
5. Las personas extranjeras que adelanten la inscripción ante la Caja en calidad de trabajador, cónyuge o compañero(a) permanente y personas a cargo, deben contar con los documentos legalmente exigidos por la norma vigente en Colombia, que permitan constatar que se encuentran de forma legal en el territorio nacional.
6. Los documentos expedidos en países diferentes a Colombia, deben estar debidamente apostillados y traducidos (si fuese necesario) por la autoridad competente.
7. Certificación de ingresos del cónyuge o compañero(a) permanente:
* Si labora, certificado de ingresos expedido por la empresa donde labora.
* Si es pensionado(a), certificado de mesada personal.
* Si depende económicamente del trabajador, formato de declaración juramentada (Formato de Ministerio de Trabajo, suministrado por la Caja) firmada por el trabajador.
La certificación laboral no debe exceder los 3 meses de haber sido expedida, al momento de radicar el formulario de afiliación.
8. Documento de identificación:
* Registro Civil: menores de 7 años.
* Tarjeta de Identidad: mayores de 7 y menores de 18 años.
* Cédula de ciudadanía: mayores de 18 años.
* Documento válido de identificación para extranjero.
9. En caso de que la persona que, mediante el formulario de afiliación, el trabajador va a afiliar como cónyuge o compañera(o) permanente sea diferente al de la afiliación anterior, debe anexar documento en el que conste cesación de efectos civiles del matrimonio o liquidación de la sociedad conyugal o unión marital de hecho de su anterior relación.
10. El trabajador podrá afiliar a los hijos, hijastros, hermanos huérfanos y dependientes por custodia legal mayores de 18 años y menores de 23 años y padres menores 60 años, que dependan económicamente del afiliado, para el acceso a los servicios de la Caja a tarifas de afiliados categoría C, no subsidiadas. Al cumplir 60 años de edad, si el padre y / o la madre se encuentran afiliados, por parte del trabajador debe acreditarse la condición de dependencia económica para recibir la cuota monetaria correspondiente y el acceso a los servicios con tarifas de la categoría del trabajador.

* Descargar el formulario de inscripción para trabajador
* Instructivo afiliación empresas

Otros Formatos

DECLARACIÓN JURAMENTADA
Dentro de los trámites ante las Cajas de Compensación Familiar es exigible para la afiliación una declaración juramentada del trabajador de dependencia y convivencia económica respecto a la composición de su núcleo familiar, en consideración a lo dispuesto en el artículo 3° de la Ley 789 de 2002 y al Decreto Ley 019 de 2012. Este documento debe ser completamente diligenciado (consistente con el formulario de inscripción), es decir que se relacionen los nombres y números de documento de todas las personas que conforman el grupo familiar y que tengan derecho a afiliarse. Cuando exista dependencia económica de padres, ellos también deben firmar la declaración. La fecha de la declaración juramentada no debe exceder los 30 días de haber sido diligenciada y firmada, al momento de radicar el formulario de afiliación.

La fecha de la declaración juramentada no debe exceder los 30 días de haber sido diligenciada y firmada, al momento de radicar el formulario de afiliación.

Señor trabajador, tenga presente que al firmar la Declaración Juramentada está autorizando para que los datos que allí escriba, sean verificados por cualquier medio y que en caso de falsedad se apliquen las sanciones contempladas en la ley.

DESCARGAR AQUÍ (Adjunto declaración juramentada)

ACREDITACIÓN DE ESCOLARIDAD
Para los hijos, hijastros huérfanos y dependientes por custodia legal, mayores de 12 años, se debe presentar, en el momento de la afiliación a la Caja o cuando el niño cumpla los 12 años de edad, el certificado de estudio, comprobante de pago y legalización de la matrícula o el más reciente boletín de calificaciones, expedido por un establecimiento docente debidamente aprobado y renovarse según ciclo escolar que se encuentre cursando (anual, semestral, trimestral, etc.).

DESCARGAR AQUÍ (Adjunto certificado escolar)

Supersubsidio
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