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Afiliación como empleador

Cualquier persona natural o jurídica que tenga vínculo laboral (escrito o verbal) con uno o más trabajadores es un empleador y debe realizar afiliación a un Caja de Compensación Familiar que opere en el departamento en el cual causan el salario sus trabajadores.
Un empleador se debe afiliar a máximo una Caja de Compensación Familiar en cada departamento en el que tenga trabajadores con vínculo laboral. El empleador escoge libremente la Caja de su preferencia.

Al afiliarte como empleador a tu Caja de Compensación Familiar COMFENALCO SANTANDER, además de cumplir con una de tus obligaciones legales, garantizas el beneficio del acceso al Sistema de Subsidio Familiar para tus trabajadores y las personas a cargo de ellos, como parte integral del Sistema de Protección Social.

Además, como empleador cuentas con los servicios de la Agencia de gestión y colocación de Empleo de Comfenalco Santander, los cuales incluyen la preselección del talento humano adecuado de acuerdo con los perfiles de las vacantes que como empleador publiques a través de la Agencia de Empleo de la Caja.

Documentos
para afiliarse

A continuación, encuentras la relación de documentos necesarios para realizar tu afiliación como empleador a tu caja de compensación Familiar COMFENALCO SANTANDER:

a. Formulario de solicitud de afiliación empleador.
b. Copia de certificado de existencia y representación legal tratándose de personas jurídicas, con vigencia no superior a un (1) mes.
c. Copia de Registro Único Tributario (RUT) completo con vigencia de expedición no superior a un (1) mes.
d. Copia de documento de identificación del representante legal de la empresa y/o del empleador persona natural.
e. Carta firmada por la empresa relacionando para cada trabajador: tipo y número de documento de identificación, nombre completo y salario.
f. Certificado de Paz y Salvo en el caso de afiliación anterior a otra Caja de Compensación Familiar, que incluya fecha desafiliación y último periodo pagado.

Adicionalmente, las Cooperativas y Precooperativas de trabajo asociado deben adjuntar:
1. Copia de los estatutos en los que conste la facultad de afiliarse a una caja de Compensación familiar.
2. Copia de la Resolución emanada del Ministerio de Salud y Protección Social mediante la cual fueron aprobados los regímenes de compensaciones y de trabajo asociado.
3. La relación de los cooperados y sus beneficiarios.

Para las personas jurídicas que se relacionan a continuación la copia del Certificado de la Cámara de Comercio se deberá reemplazar por los siguientes documentos según cada tipo de entidad:

* Consorcio: Acuerdo del consorcio debidamente firmado.
* Entidad sin ánimo de lucro: Copia de la personería jurídica.
* Uniones Temporales: Acuerdo de unión temporal debidamente firmado.
* Municipios y entidades territoriales: Decreto de creación.
* Iglesia Católica: Representación expedida por la Arquidiócesis de la correspondiente provincia eclesiástica.
* Comunidades o iglesias no católicas: resolución reconociendo la personería jurídica expedida por el Ministerio del Interior.
* Agremiadoras y asociaciones que afilien a la seguridad social de manera colectiva: copia de la resolución de autorización expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Descargar formulario para empleador

Forma de afiliarte como Empleador a Comfenalco Santander

Una vez alistados los documentos completos de afiliación como empleador, puede enviar imágenes legibles y nítidas de todos los documentos a la cuenta de correo electrónico [email protected] o si prefiere presentarlos de manera física en cualquiera de las oficinas administrativas de la Caja y Unidades Integrales de Servicios Sociales. Si el empleador está siendo atendido por un asesor comercial de la Caja, esta persona le radicará los documentos de afiliación.
Una vez revisados y verificada la completitud de los documentos, se consideran radicados y la Caja cuenta con un día hábil (en los municipios de más de 400 mil habitantes) o con tres días hábiles en el resto de los municipios), para dar respuesta de aceptación o rechazo de la afiliación.

Responsabilidades del empleador

Como empleador afiliado a Comfenalco Santander, debes estar atento a realizar las siguientes actividades cada vez que sea necesario:

Inscripción de trabajadores

Inscribir de manera oportuna en Comfenalco Santander a todos los trabajadores con los cuales tienes una relación laboral. Esta inscripción debe efectuarse desde el mismo ingreso laboral para garantizarles el acceso y la obtención de servicios y subsidios de forma completa.

La afiliación de los trabajadores y su grupo familiar a la Caja la realiza el empleador mediante el formulario de inscripción el cual debe diligenciar de forma completa a través de la plataforma web Edesk o en el formulario impreso y adjuntar copia del documento de identificación de cada trabajador y copia de los documentos que se requieren para acreditar el parentesco de los miembros del grupo familiar y el derecho a recibir cuota monetaria.

El trámite de afiliación de los trabajadores a través de la plataforma Edesk, lo realiza el empleador desde su oficina a través de internet. Si el trámite lo realiza mediante formulario físico debe presentarlo los documentos en una oficina de Comfenalco Santander.
Las siguientes son novedades de trabajadores que deben ser reportadas de manera oportuna por el empleador:
  • El retiro del trabajador por finalización del vínculo laboral se realiza junto con el pago de aportes a través de planilla PILA.
  • Novedades de trabajadores como incapacidades, licencias, suspensiones de contrato, variaciones de salario, vacaciones, se realizan junto con el pago de aportes a través de planilla PILA.

Mantén actualizada la información de tu afiliación a tu Caja de Compensación Familiar COMFENALCO SANTANDER, reportando las siguientes novedades cuando ocurran:

  • Cambio en cualquiera de sus datos de ubicación y contacto (dirección de domicilio, teléfono, correo electrónico), mediante Servicios en Línea o por mensaje de correo electrónico dirigido a [email protected]

Si durante el año no se presenta ninguna novedad relacionada con ubicación y contacto, antes del 15 de noviembre de cada año, el empleador debe reportar que sus datos continúan siendo los mismos, mediante mensaje de correo electrónico dirigido [email protected]

  •  Cambio de representante legal, NIT, o razón social del empleador. Mediante mensaje de correo electrónico a [email protected], adjuntando los documentos que soporten las modificaciones reportadas.
  • El cese de actividades temporal o definitivo. Mediante mensaje de correo electrónico a [email protected], adjuntando (cuando corresponda) los documentos que soporten el cese de actividades.
  • Sustitución de empleador, fusión o escisión.
  • La no causación de nómina (no cuenta con empleados que devenguen salario). Mediante mensaje de correo electrónico a [email protected], adjuntando documento escrito firmado por el representante legal que soporte la novedad reportada.
Mediante planilla PILA pagas los aportes del 4 % sobre el ingreso base de cotización por todos los trabajadores con quienes tengas vínculo laboral y por todo el tiempo que sean tus trabajadores.
Al efectuar el pago de los aportes mediante PILA, asegúrate de seleccionar correctamente tu caja de compensación familiar COMFENALCO SANTANDER, liquidar con exactitud los valores y marcar las novedades a reportar. De esta forma evita dificultades que originan trámites de devoluciones y traslado de aportes.
El pago oportuno de sus aportes a Comfenalco Santander, por todos los trabajadores, a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA, beneficia a sus empleados y sus familias al recibir los servicios y los subsidios de forma oportuna. La mora en el pago de los aportes puede ocasionar desafiliación y sanciones.
Los plazos para el pago oportuno de los aportes están definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social (Decreto 923 de 2017, Plazos para la autoliquidación y el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales)
 
Día hábilDos últimos dígitos del Nit o documento de identidad(Sin incluir digito de verificación)
2°00 al 07
3°08 al 14
4°15 al 21
5°22 al 28
6°29 al 35
7°36 al 42
8°43 al 49
9°50 al 56
10°57 al 63
11°64 al 69
12°70 al 75
13°76 al 81
1482 al 87
15°88 al 93
16°94 al 99
Parágrafo. Las entidades públicas del orden nacional pagadoras de pensiones cuya nómina de pensionados sea superior a 900.000 pensionados, con independencia de los últimos dígitos del NIT, deben efectuar el pago de los aportes a través de PILA, a más tardar el primer día hábil del mes.
En el mismo departamento, debes tener vigente la afiliación únicamente a una Caja de Compensación Familiar.
Si luego de tu afiliación a una Caja deseas, como empleador, trasladarte a otra Caja que opere en el mismo departamento, debes comunicar previamente tu decisión voluntaria de retiro y obtener el certificado de paz y salvo por concepto de pago de aportes. La comunicación debe estar dirigida al Consejo Directivo de la Caja de la cual se va a retirar, especificar que el motivo es el traslado a otra Caja del departamento y solicitar el certificado de paz y salvo. Hasta tanto la caja no expida el certificado de paz y salvo, para lo cual cuenta con 60 días hábiles, como empleador continúas siendo afiliado, con los mismos deberes y derechos.

Si te encuentras desafiliado a Comfenalco Santander por motivo de mora, antes de la solicitud de reactivación de tu afiliación debes realizar la respectiva aclaración y/o pago de los aportes pendientes, más aquellos aportes que se hubiesen causado por trabajadores vinculados laboralmente durante el tiempo en que tu empresa estuvo desafiliada. Para subsanar el estado de desafiliación por mora, el empleador podrá solicitar mayor información a través del correo [email protected]

Una vez subsanada la situación de morosidad, debes aportar datos y documentos actualizados como representante legal, relación de trabajadores y datos de contacto, entre otros.
Si decides retirarte como empleador afiliado, deberás dirigir una carta al Consejo Directivo de la Caja de Compensación Familiar (artículo 48 del Decreto 341 de 1988). Si el retiro tiene como propósito afiliarte a otra Caja, debes comunicarlo para obtener el paz y salvo correspondiente.

Aviso Aportantes

Debido a que no ha sido posible realizar entrega de la comunicación relacionada con la mora o inexactitud en el pago de aportes a Caja de Compensación Familiar, Comfenalco Santander procede, mediante este AVISO a surtir el trámite de la notificación. Para más información y ver el listado de aportantes en proceso de desafiliación hacer clic en la imagen.
Ver los avisos para aportantes